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Durante o primeiro semestre de 2009 desenvolvemos novas funcionalidades na aplicação XRP |Gestão de Frota. Neste artigo encontra um sumário das alterações que consideramos mais relevantes.
Registo de Utilização – Novo módulo
Incorporámos na aplicação a possibilidade de cada utilizador poder efectuar o registo de utilização da viatura. Este registo permite tipificar a utilização, associar a descrição do trabalho efectuado e aceita como medida de utilização, quilómetros ou tempo. O registo de utilização pode ser feito pontualmente, diariamente ou com periodicidade definida pelo cliente.
Oficina – Novo módulo
Este novo módulo é destinado a organizações que disponham de oficinas próprias.
Com este módulo é possível:
- Abrir processos de obra;
- Efectuar a factura interna, com registo dos custos quer de mão-de-obra, quer de materiais por tipo de trabalhos (secção na aplicação);
- Registar com detalhe todas as tarefas de manutenção com indicação dos quilómetros, com possibilidade de gerar alerta para avisar o responsável do veículo de necessidade de manutenção associada a um serviço específico;
- Integração com o processo de manutenção na frota, de modo a que um pedido de manutenção possa incorporar serviços externos e serviços na oficina.
Consulta Detalhada de Afectações
A quem pertencia um veículo em Abril? Estão-lhe a ser imputados custos de outro departamento? Agora é mais fácil detectar desvios de custos através de um novo relatório que associa a cada despesa a informação de afectação à data da despesa. Disponibilizamos ainda um novo relatório de veículos, que lhe permite saber, por exemplo, quais os veículos que possuía a 23 de Novembro de 2007 num dado departamento.
IVA por Centro de Custo
A aplicação produz agora novos relatórios que permitem verificar facilmente o IVA suportado e o IVA dedutível, por serviço e centro de custo. Como habitualmente, é possível utilizar diversos filtros, tais como: empresa, departamento, centro de custo, responsável, serviço (ex: combustível, manutenção).
Importação Optimizada de Despesas e Facturas
O serviço de importação de despesas e facturas foi melhorado. Introduzimos validações adicionais que impedem, por exemplo, que uma factura com uma despesa com data anterior à existência do veículo seja processada. Desta forma, nunca mais vai aceitar custos indevidos e evita a passagem para o ERP de custos incorrectos.
Cartões de Combustível com Estatísticas Próprias
Estamos conscientes que um dos maiores custos da sua frota é o combustível e que nem todos os cartões estão associados a uma matrícula. Por isso, criámos um ecrã de estatísticas específico para cartões de combustível, no qual pode consultar os custos por cartão com quantidades e valores descriminados por serviços.
Melhorias Diversas
Além do acima referido introduzimos cerca de 50 melhorias, nomeadamente ao nível de:
- Funcionamento dos contratos, com novos alertas por inconsistência ou fim de contrato;
- Melhoria na integração com soluções de localização e criação de uma base de dados de equipamentos de GPS;
- Pesquisas por matrícula optimizada.
NOVOS CLIENTES
Ao longo deste semestre passaram a utilizar o XRP |Gestão de Frota:
RENAULT PORTUGAL e CÂMARA MUNICIPAL DE LOURES
PRÓXIMO SEMESTRE
Relatórios ao responsável
Neste semestre estamos a trabalhar para dar aos responsáveis por viaturas informação sobre os custos e consumos das viaturas em tempo real. Tal permitirá certamente sensibilizar os utilizadores para uma melhor utilização da viatura e dinamiza um dos pontos fortes da aplicação, que consiste em disponibilizar a cada utilizador informação sobre as viaturas de que é responsável.
Gestão de Plafonds
A outra área onde estamos a trabalhar é melhorar a gestão de plafonds. Vamos acrescentar a possibilidade de ter plafonds por unidades (ex: litros de combustível) e disponibilizar um processo que permita derrogar o plafond mediante autorização.
